Компенсации дистанционным работникам

До нового года нормирование данной компенсации в целях налогообложения «зарплатыми» налогами не предусмотрено, но норматив ввели не случайно: уж очень затруднительно документально подтверждать такие расходы работника, что порождает вечные споры работодателей – налоговых агентов (плательщиков взносов) с налоговыми органами.

Начиная с 1 января 2024 г., в силу новых положений п. 1 ст. 217 НК РФ и пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ (подпункт «а» пункта 28, подпункт «а» пункта 123 статьи 2 Федерального закона от 31 июля 2023 г. N 389-ФЗ), не подлежат налогообложению НДФЛ и страховыми взносами компенсационные выплаты, связанные с возмещением расходов дистанционного работника, использующего для выполнения трудовой функции принадлежащие ему или арендованные им оборудование, программно-технические средства, средства защиты информации и иные средств, в сумме, определяемой коллективным договором, локальным нормативным актом, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору, но не более 35 рублей за каждый день выполнения трудовой функции дистанционно, либо в сумме фактически произведенных и документально подтвержденных расходов дистанционного работника.

Дистанционная работа в обязательном порядке предполагает онлайн-взаимодействие сторон трудового договора, использование интернета для выполнения трудовой функции (ст. 312.1 ТК РФ). Значит, нужен, как минимум, компьютер или иное устройство с выходом в сеть. Его использование сопряжено с потреблением электроэнергии, интернет-трафика, тратами на обеспечение защиты информации, на программное обеспечение и т. д. Если всем необходимым сотрудник себя обеспечивает сам, то работодатель обязан выплачивать дистанционному работнику «компенсацию за использование принадлежащих ему или арендованных им оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств, а также возмещает расходы, связанные с их использованием, в порядке, сроки и размерах, которые определяются коллективным договором, локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору». Мы только что процитировали абз. 2 ст. 312.6 ТК РФ. Посмотрите: трудовое законодательство разграничивает компенсацию и возмещение расходов. Выходит, что согласно ТК РФ это две разные выплаты, причем размер компенсация договорной, а возмещение расходов должно производиться в согласованных размерах и сообразно подтверждающим документам (такой вывод напрашивается из слова «возмещение»).

В НК РФ все это слилось в «компенсационные выплаты, связанные с возмещением расходов». Эта дисгармония уже сильно осложняет регулирование отношений внутри организации (у ИП-работодателя), а документальное подтверждение затрат, на наш взгляд, дается с большим трудом: высчитать конкретную стоимость потребляемых в интересах работодателя ресурсов, наверное, можно, но очень хлопотно.

Поэтому, думается, большинство работодателей предпочтет зацепиться за предлагаемый НК РФ норматив: до 35 рублей за каждый день выполнения трудовой функции дистанционно. Именно такую сумму можно не облагать НДФЛ и страховыми взносами с налогового периода 2024 г. без забот со счетами. Выплачивать большие суммы никто не запрещает. Норматив, который мы обсуждаем, актуален для целей налогообложения.

Итак, что получается, если мы выбираем норматив? Сумма определена за каждый день работы дистанционно. Это означает, что она не будет облагаться НДФЛ и взносами независимо от того, какой график работы выбрал себе такой сотрудник (самостоятельно или по согласованию с работодателем). Нужно просто просчитать число отработанных дней по табелю учета рабочего времени за соответствующий период. Не важно, сколько часов в день работает сотрудник – норматив не почасовой; если сотрудник перемежает дистанционную работу с выходами в офис, поездками в командировки и т. п., то необлагаемая компенсация положена только за дни именно дистанционной работы.

Если выплата будет больше норматива в 35 руб./день, а документального подтверждения расходов не будет, то величину превышения придется облагать НДФЛ и страховыми взносами, предусмотренными НК РФ.

Как следует из формулировок пп. 11.1 п. 1 ст. 264 НК РФ подход к компенсации нужно определить коллективным договором, ЛНА, трудовым договором (дополнительным соглашением к нему), а значит, решение может быть как универсальным для всех, кто на «удаленке», так и индивидуальным или разграничиваться по группам персонала.

Характерно, что относительно взносов на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний, аналогичных изменений пока не наблюдается. В Федеральный закон от 24.07.1998 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» корректив законодатель пока не вносил. Все, что у нас есть – это указание в ст. 20.2 на то, что не облагаются взносами на НСиПЗ компенсационные выплаты, связанные с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей.

Может, лучше в свете вышеизложенного все эти вопросы обдумать ближе к окончанию 2023 г.? Нет. К сожалению, отложить не получится. Помешают новые правила, УЖЕ применяемые в налоговом учете.

Расходы в целях налогообложения прибыли

Дело в том, что с 31.08.2023 ст. 264 НК РФ пополнилась новым пп. 11.1 п. 1 ст. 264, относящим к числу прочих расходов, связанных с производством и реализацией, расходы на возмещение затрат дистанционного работника, связанных с использованием им для выполнения трудовой функции принадлежащих ему или арендованных им оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств. Такие расходы теперь надлежит признавать в сумме, определяемой коллективным договором, локальным нормативным актом, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору, но в размере не более 35 рублей за каждый день выполнения трудовой функции дистанционно, либо в сумме документально подтвержденных расходов дистанционного работника.

Что ж, формулировки, кажется, схожи с теми, которые мы анализировали применительно к НДФЛ и страховым взносам. Да, но не совсем.

В этом подпункте есть еще оговорка: «способ возмещения расходов каждому дистанционному работнику по локальным нормативным актам либо по документально подтвержденным фактическим расходам закрепляется в локальных нормативных актах или трудовом договоре (дополнительном соглашении). При отсутствии указанных положений в локальных нормативных актах или трудовом договоре (дополнительном соглашении) возмещение расходов осуществляется только по документально подтвержденным фактическим расходам».

Получается, что если к 31.08.2023 не оговорить в ЛНА или трудовом договоре подход к компенсации расходов дистанционщика, то вместо двух вариантов на выбор остается лишь один – документально подтверждать расходы, что, как мы уже упоминали, проблематично.

Учитывая безапелляционность новых норм пп. 11.1 п. 1 ст. 264 НК РФ, уже нужно было выработать и закрепить в ЛНА или трудовых договорах с работниками подход к рассматриваемой нами компенсации в целях налогообложения прибыли и, по сути, с прицелом на 2024 г. – в целях налогообложения НДФЛ и страховыми взносами. Здесь также возможен как индивидуальный подход к каждому работнику, закрепляемый в их трудовых договорах (допсоглашениях к ним), так и коллективный – реализуемый через положения ЛНА.

Расходы на УСН

С введением нового нормативного регулирования появилась и еще одна проблема – у «упрощенцев». У работодателя, применяющего УСН с объектом налогообложения «доходы, уменьшенные на величину расходов», также вполне могут быть дистанционные отношения с работниками. И он также обязан выплачивать им компенсацию и возмещение расходов, связанных с трудом, предусмотренные ст. 312.6 ТК РФ. При этом в ст. 346.16 НК РФ, где приводится перечень допустимых для такого налогоплательщика расходов, компенсации дистанционным работником не поименованы, но до появления пп. 11.1 п. 1 ст. 264 НК РФ можно было рассуждать, что эти суммы относимы к расходам на оплату труда и могут вписаться в соответствующую статью затрат. Теперь же НК РФ четко относит такие компенсации не к статье расходов на оплату труда, а к прочим, связанным с производством и реализацией, по сути отсекая пути для списания затрат налогоплательщику, применяющему УСН. Вроде и к комплексной статье расходов на оплату труда уже не примоститься и другой подходящей опции не найти.

ГЛАВбух ДНР